Il backup degli archivi contabili - Software per commercialisti Blustring - Visual Help

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Il backup degli archivi contabili

PREMESSA

Se hai seguito i tutorials precedenti, dovrebbe esserti chiaro che per ogni azienda gestita, viene creato un file, e che per impostazione predefinita, viene collocato nella cartella: C:\COGE07\BASEDATI.
Detto altrimenti, nella cartella C:\COGE07\BASEDATI, troviamo gli archivi contabili di tutte le aziende gestite.

 

Riprendendo l'esempio fornito nel tutorial precedente, il file MobiliHURRA.MDB contiene l'anagrafica e tutte le registrazioni contabili dell'azienda MOBILI HURRA DI RIGATONI GIUSEPPE.
Poiché l'archivio contabile di ogni azienda gestita è costituito da un unico file, sarà estremamente semplice effettuare copie di backup. Come avrai sicuramente intuito, è sufficiente un banalissimo COPIA / INCOLLA.
Ad esempio, se desidero effettuare un backup dell'azienda
MOBILI HURRA DI RIGATONI GIUSEPPE, dovrò semplicemente entrare in RISORSE DEL COMPUTER e:

  • selezionare l'archivio contabile dell'azienda desiderata (MobiliHURRA.MDB), e cliccare su COPIA;

  • quindi, selezionare il supporto in cui desidero creare una copia di sicurezza (ad esempio, un disco fisso esterno), e cliccare su INCOLLA.

01 - IL BACKUP MANUALE DI TUTTI GLI ARCHIVI CONTABILI

Nella premessa, abbiamo chiarito che l'archivio contabile di ogni azienda gestita è costituito da un unico file, ed abbiamo spiegato come effettuare una copia di sicurezza della singola azienda.
Ora, vedremo come effettuare il backup di tutte le aziende gestite. Al termine di ogni giornata, infatti, è buona norma creare una copia di sicurezza (backup) di tutte le aziende gestite.
Le strategie di backup possibili sono praticamente infinite. Noi, consigliamo di procedere come segue:

  • 1) Chiudere il programma di contabilità.

  • 2) Aprire RISORSE DEL COMPUTER.

  • 3) Da RISORSE DEL COMPUTER, entrare nella cartella C:\COGE07, e selezionare la sottocartella BASEDATI (contiene gli archivi contabili).

  • 4) Con il tasto destro del mouse, selezionare INVIA A / CARTELLA COMPRESSA, in modo da creare un file compresso (in formato .ZIP) con tutti i files della cartella C:\COGE07\BASEDATI.

  • 5) Rinominare il file compresso appena creato in: BASEDATI_XX_XX_XXXX.ZIP, dove XX_XX_XXXX è la data del giorno in cui è stato fatto il backup (esempio: BASEDATI_13_09_2014.ZIP).

  • 6) Spostare (TAGLIA/INCOLLA) il file compresso in un altro supporto, ad esempio, in un disco fisso esterno.

Fase 3
 
Fase 4
 
Fase 5
 

02 - IL BACKUP RAPIDO DI TUTTI GLI ARCHIVI CONTABILI

In alternativa al backup manuale illustrato nen paragrafo precedente, è possibile optare per il backup rapido, che può essere eseguito senza uscire dal programma di contabilità.

a) Operazione preliminare: impostazione dei parametri per il backup
Come operazione preliminare, occorre impostare i parametri per il backup:
occorre specificare la PATH della cartella da salvare, che per importazione predefinita è C:\COGE07\BASEDATI, e la PATH in cui desideriamo creare la copia di sicurezza.
Si procede come segue:

  • Dal PANNELLO DI CONTROLLO, occorre cliccare sul pulsante IMPOSTAZIONI GENERALI.

  • Dalla sezione BACKUP delle IMPOSTAZIONI GENERALI, occorre selezionare la PATH della cartella da salvare, e la PATH della cartella in cui creare la copia di sicurezza.

 
 

Nell'esempio riportato, abbiamo deciso che le copie di sicurezza devono essere salvate in un disco fisso esterno (contraddistinto dalle lettera E), nella cartella cartella BACKUP. Infatti, la PATH della cartella di backup è: E:\BACKUP.

NOTA TECNICA: Per impostare i due percorsi, occorre cliccare sui pulsanti raffiguranti una cartella gialla. Si aprirà una finestra di dialogo che consentirà di "sfogliare" le risorse del computer. Quindi, occorrerà selezionare (con un doppio click) uno qualunque dei files contenuti all'interno delle cartelle desiderate.
Nel nostro esempio:

  • Per impostare il campo POSIZIONE ARCHIVI DA SALVARE, abbiamo fatto doppio click sul file C:\COGE07\BASEDATI\AZIENDAMODELLO01.MDB.

  • Per impostare il campo POSIZIONE CARTELLA DI BACKUP, abbiamo fatto doppio click su di un file di testo già contenuto nella cartella E:\BACKUP.

b) Esecuzione del backup rapido
Al termine di ogni giornata lavorativa, per eseguire il backup, sono sufficienti 2 semplici passaggi:

  • 1) Come primo step, è consigliabile selezionare AZIENDA PROVA.

  • 2) Quindi, si potrà procedere con il backup rapido, cliccando sull'apposito comando (collocato nel menu principale, in fondo a destra).

STEP 1
 
STEP 2
 

Nel percorso di destinazione, verrà creata una cartella (non compressa), denominata Blustring_GG-MM-AAAHXXMYYSZ (dove GG-MM-AAAHXXMYYSZ è la data e l'ora del backup), contenente tutti i files della cartella di origine (C:\COGE07\BASEDATI).

 

ATTENZIONE: l’antivirus, o altri software di protezione, potrebbero “ingannare la procedura”, impedendo di fatto l’esecuzione del backup (ritenendola, a torto, un’operazione potenzialmente pericolosa). Pertanto, è sempre consigliabile verificare che gli archivi contabili vengano effettivamente copiati nel persorso di destinazione.

03 - IL RIPRISTINO DEGLI ARCHIVI CONTABILI

Come è facilmente intuibile, per ripristinare degli archivi contabili precedentemente salvati occorre copiarli ed incollarli nella cartella C:\COGE07\BASEDATI.

 
 
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