La condivisione degli archivi tramite cartella sincronizzata - Software per commercialisti Blustring - Visual Help

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Installazione > L'utilizzo del software in rete ed in remoto

INSTALLAZIONE E CONFIGURAZIONE

 
 
 

La condivisione degli archivi tramite cartella sincronizzata

PREMESSA

Per poter adottare la soluzione prospettata in questo tutorial, è necessario munirsi di un software di sincronizzazione. Il più noto è sicuramente DROPBOX. In alternativa, è possibile utilizzare anche altri prodotti, come ad esempio: SugarSync, Memopal.
Tuttavia, poiché DROPBOX è il più noto, faremo esplicito riferimento a quest'ultimo.

01 - COSA E' DROPBOX

Dropbox è un servizio di sincronizzazione. Installando il software scaricabile dal sito (www.dropbox.com), avverrà  quanto segue:

  • Nel tuo computer verrà creata una cartella chiamata DROPBOX.

  • Contemporaneamente, nel cloud (in un server remoto), verrà creata una cartella identica.

Le due cartelle sono sincronizzate. Questo significa che:

  • Ogni volta che inserirai un nuovo file nella cartella DROPBOX del tuo computer, questo verrà automaticamente copiato nella cartella gemella del cloud (e viceversa);

  • Ogni volta che un file della cartella DROPBOX del tuo computer verrà modificato, anche il file presente nella cartella gemella del cloud verrà automaticamente modificato (e viceversa).

02 - UTILIZZO DI DROPBOX CON PIU' COMPUTERS

La cartella del cloud può essere sincronizzata con la cartella DROPBOX di più computers.
Ipotizziamo, a titolo di esempio, che un'azienda abbia 3 computers in 3 sedi diverse: a Roma, a Milano, a Torino.
Ipotizziamo, inoltre, che nei tre computers sia installato DROPBOX, e che i tre computers siano sincronizzati con la stessa cartella del cloud.
Cosa succede se, ad esempio, un impiegato di Roma modifica un file contenuto nella cartella DROPBOX del proprio computer?
Si verifica un effetto a catena:

  • Automaticamente, viene modificato il file contenuto nella cartella gemella del cloud.

  • Di conseguenza, verranno modificati i files dei computers di Milano e Torino, sincronizzati con la stessa cartella del cloud.

Pertanto, se un impiegato di Torino andrà ad aprire il file, vi troverà le modifiche apportate dall'impiegato di Roma.

03 - UTILIZZO DI DROPBOX CON BLUSTRING

Ora che conosci il funzionamento di DROPBOX, forse hai capito anche come utilizzarlo in sinergia con Blustring per condividere gli archivi contabili tra computers ubicati in sedi diverse.
Ipotizziamo, a titolo di esempio, che lo studio commerciale Rossi abbia 3 sedi: a Roma, a Milano, a Torino.
Ipotizziamo, inoltre, che nei tre computers sia installato DROPBOX, e che i tre computers siano sincronizzati con la stessa cartella del cloud.
Cosa succede se l'impiegato di Roma registra una fattura di acquisto nell'archivio contabile dell'azienda BETA SRL?
Si verifica un effetto a catena:

  • Automaticamente, la registrazione viene copiata anche nell'archivio contabile di BETA SRL del cloud.

  • Di conseguenza, la modifica verrà trasferita dal cloud agli archivi contabili di BETA SRL nei computers delle sedi di Milano e Torino.

Pertanto, se un impiegato di Torino, aprirà il software Blustring per controllare la contabilità dell'azienda BETA SRL, vi troverà la fattura registrata dall'impiegato di Roma.
Fin qui ti è stata spiegata la logica di funzionamento di DROPBOX in sinergia con il software Blustring. Nei paragrafi che seguiranno verrà fornita una spiegazione dettagliata.

04 - CREAZIONE DI UN ACCOUNT DROPBOX ED INSTALLAZIONE DEL SOFTWARE

Come operazione preliminare, occorre accedere al sito https://www.dropbox.com/ e:

  • creare un account DROPBOX;

  • scaricare ed installare il software DROPBOX.


Creazione dell'account DROPBOX
Con la creazione dell'account, la società
ci fornirà uno spazio nel cloud di 2GB. Se desideriamo uno spazio maggiore, dovremo pagare un piccolo canone annuale.

Installazione del software DROPBOX
Completata la creazione dell'account, occorre procedere con l'installazione del software.
Così, all'interno del disco fisso, verrà creata una cartella denominata DROPBOX. Si tratta della cartella sincronizzata con il cloud di DROPBOX:

  • tutti i files che inseriremo nella cartella verranno automaticamente copiati del cloud di DROPBOX;

  • ogni volta che un file della cartella DROPBOX del tuo computer verrà modificato, anche il file gemello presente nel cloud verrà automaticamente modificato.

05 - LO SPOSTAMENTO DEGLI ARCHIVI CONTABILI NELLA CARTELLA DROPBOX

Dopo aver creato la cartella sincronizzata, dovremo spostarci gli archivi contabili di Blustring. Pertanto, con il programma chiuso, entreremo in RISORSE DEL COMPUTER, ed opereremo come segue:

  • Selezioneremo tutti i files della cartella C:\COGE07\BASEDATI, ad eccezione delle aziende modello, e con il tasto destro del mouse, selezioneremo l'opzione TAGLIA.

  • Quindi, andremmo ad incollare i files appena prelevati all'interno della cartella DROPBOX.

 
 

Così, i files collocati nella cartella sincronizzata, verranno automaticamente copiati nel cloud di DROPBOX.

06 - IMPOSTAZIONE DELLA PATH DELLA CARTELLA DI DROPBOX

Al fine di agevolare la selezione delle aziende, consigliamo di memorizzare la PATH della cartella di DROPBOX. La procedura è la stessa utilizzata per la memorizzazione del percorso di rete. Pertanto, occorre:

  • cliccare sul comando IMPOSTAZIONI GENERALI del pannello di controllo;

  • dalla sezione PERCORSO DI RETE PREDEFINITO, occorre cliccare sul pulsante IMPOSTA IL PERCORSO DI RETE PREDEFINITO, e selezionare uno qualunque dei files contenuti all'interno della cartella sincronizzata.

Per maggiori dettagli, si rimanda alla trattazione fornita per l'utilizzo del software in rete: L'IMPOSTAZIONE DEL PERCORSO DI RETE.

 

07 - LA SELEZIONE DEGLI ARCHIVI CONTABILI

Ora, il programma è pronto per lavorare in sinergia con DROPBOX.
Per selezionare l'azienda in cui lavorare, anziché cliccare sul comando SELEZIONA ALTRA AZIENDA, dovrai cliccare sul comando SELEZIONA AZIENDA IN RETE.

 

Si aprirà una finestra di dialogo. Qui, dovrai:

  • cliccare sul pulsante SELEZIONA AZIENDA SINCRONIZZATA;

  • quindi, selezionare (con un doppio click) l'archivio contabile in cui desideri lavorare.

 

Infine, dovrai cliccare sul pulsante NOTIFICA.
Il motivo di questa operazione ti sarà chiaro leggendo il paragrafo successivo.

 

08 - LA FUNZIONE DEL PULSANTE NOTIFICA

L'utilizzo del software in sinergia con DROPBOX consente, di fatto, di lavorare in remoto senza pregiudicare in alcun modo le prestazioni.
Vi è solo un piccolo "prezzo" da pagare: più utenti non possono lavorare contemporaneamente nello stesso archivio contabile. Per questo motivo, quando un utente seleziona un'azienda, al nome del file viene aggiunta l'estensione _OPEN.
Così, viene segnalato altri utenti che quell'archivio contabile è aperto, e pertanto, non deve essere selezionato.

 

Quando l'utente che ha aperto il file decide di passare ad un'altra azienda, dopo aver selezionato l'azienda desiderata, deve cliccare sul pulsante NOTIFICA per rimuovere l'estensione _OPEN dal file precedentemente aperto.
Così, ad esempio, se dopo aver lavorato sulla contabilità di ROSSI MARIO, decidiamo di passare alla contabilità di MOBILI HURRA, dobbiamo:

  • selezionare l'archivio di MOBILI HURRA;

  • cliccare sul pulsante NOTIFICA per rimuovere l'estensione _OPEN nal file precedentemente aperto.

 

09 - STESSO ACCOUNT, STESSI ARCHIVI...

Forse è superfluo sottolinearlo, ma vale la pena farlo: se si desidera condividere gli satessi archivi contabili tra più utenti, questi devono aver creato la cartella sincronizzata di DROPBOX utilizzando lo stesso account.
Così facendo, sarà possibile condividere gli stessi archivi contabili anche tra operatori ubicati in sedi di città diverse.
Se un operatore apporterà delle modifiche ad un archivio contabile (ad esempio, caricando delle registrazioni contabili), queste modifiche verranno copiate:

  • dall'archivio presente nel computer dell'operatore al cloud;

  • e quindi, dal cloud ai computers degli altri operatori.

Pertanto, tutti gli operatori avranno nel proprio computers gli stessi archivi contabili, aggiornati con le ultime modifiche apportate apportate.

10 - PRECAUZIONI

Affinché il processo di sincronizzazione avvenga correttamente, consigliamo di:

  • far trascorrere almeno 5 minuti dal momento in cui si accende il computer e si connette ad internet, fino al momento in cui di inizia a lavorare con il software Blustring. Così, gli archivi contabili in uso nel proprio computer saranno aggiornati con le modifiche apportate dagli altri operatori.

  • far trascorrere almeno 5 minuti dal momento in cui si finisce di lavorare con Blustring, fino al momento in cui si spegne il computer, disconnettendolo da internet. Così, gli archivi collocati nel cloud (e quindi, gli archivi degli altri utenti) verranno aggiornati con le modifiche apportate.


Inoltre, occorre evitare di aprire archivi contabili già in uso da altri utenti. Pertanto, non bisogna aprire i files nel cui nome appare l'estensione _OPEN poiché significa che sono stati aperti da altri utenti.
In caso contrario, s
e due persone modificano lo stesso file contemporaneamente, Dropbox non tenta di combinare le modifiche, ma salva il file originale e una seconda versione con lo stesso nome a cui aggiunge la dicitura "copia in conflitto", il nome della persona o del computer responsabile e la data in cui si è verificato il conflitto. Creando un file in conflitto, Dropbox garantisce che tutte le modifiche vengano conservate e nessuno sovrascriva il lavoro dell'altra persona.
Per maggiori dettagli, CLICCA QUI per visualizzare la guida di Dropbox.

 

Infine, per terminare la sessione di lavoro, prima di chiudere l'applicativo, ti consigliamo di selezionare una delle aziende NON sincronizzate, rimaste nella cartella C:\COGE07\BASEDATI.

 

Dopo la selezione, ricordati sempre di cliccare sul pulsante NOTIFICA.

 

11 - INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE DEGLI UTENTI

Per concludere, ti segnaliamo che se hai attivato la gestione degli utenti, quando viene selezionata un'azienda, oltre all'estensione _OPEN, viene aggiunto anche il nome dell'utente che sta utilizzando il file. Così, gli altri utenti, oltre a sapere che l'archivio contabile è in uso, sapranno ancha da chi è in uso.

 

Nell'esempio riportato vediamo che l'archivio contabile di VERDI PATRIZIA è in uso da parte dell'operatore MICHELE.

 
 
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