La gestione delle contabilità esterne - Software per commercialisti Blustring - Visual Help

Le gestione delle contabilità esterne

PREMESSA

Per "contabilità esterne" intendiamo le contabilità che vengono tenute all'interno delle aziende (ovviamente con il software Blustring), ed a cui lo studio commerciale fornisce un servizio di supporto.
Solitamente, nel corso dell'esercizio, un impiegato amministrativo dell'azienda provvede al caricamento delle registrazioni contabili, mentre il commercialista effettua delle verifiche periodiche, e prima della chiusura del bilancio, provvede al caricamento delle scritture di assestamento. Sempre il commercialista, provvederà alla redazione delle dichiarazioni fiscali.
Per il commercialista, la gestione delle contabilità esterne risulterà molto agevole: poiché l'archivio contabile di ogni azienda gestita è costituito da un unico file, non sarà costretto a recarsi presso la sede dell'azienda, ma potrà farsi trasmettere l'archivio contabile in allegato ad un'email.
Detto altrimenti, il commercialista potrà acquisire gli archivi contabili delle contabilità esterne senza doversi spostare dal proprio ufficio.

01 - IL TRASFERIMENTO DELL'ARCHIVIO CONTABILE

Come sappiamo, per impostazione predefinita, gli archivi contabili del software Blustring sono contenuti nella cartella C:\COGE07\BASEDATI. Qui, troviamo tanti files, quante sono le aziende gestite. Detto altrimenti, ogni file contenuto nella cartella C:\COGE07\BASEDATI contiene la contabilità intera di una determinata azienda.
Ipotizziamo, a titolo di esempio, che l'azienda ALFA SPA desideri trasmettere al commercialista la propria contabilità affinché quest'ultimo provveda al caricamento delle scritture di assestamento.
Per trasmettere il proprio archivio contabile al commercialista, dovrà:

• 1) Se aperto, chiudere il programma di contabilità.
  

• 2) Da RISORSE DEL COMPUTER, entrare nella cartella C:\COGE07\BASEDATI.
  

• 3) Comprimere il proprio archivio contabile in formato .ZIP
  

• 4) Inviare il file .ZIP al proprio commercialista (in allegato ad un'email).
  

02 - L'ACQUISIZIONE DELL'ARCHIVIO CONTABILE

Quando il commercialista riceverà l'email, potrà acquisire la contabilità dell'azienda decomprimendo il file allegato, e copiandolo nella cartella C:\COGE07\BASEDATI del disco fisso locale. Operativamente:

• 1) Dopo aver salvato il file allegato in una qualunque cartella, occorre decomprimerlo (selezionandolo, e con il tasto destro del mouse, scegliendo l'opzione ESTRAI TUTTO);
  

• 2) Così, dal file compresso, verrà estratto l'archivio contabile dell'azienda, in formato .MDB
  

• 3) Infine, il file .MDB appena estratto andrà trasferito (TAGLIA/INCOLLA) nella cartella C:\COGE07\ BASEDATI.
  

03 - LA RESTITUZIONE DELL'ARCHIVIO CONTABILE ALL'AZIENDA

Dopo aver svolto il proprio lavoro, il commercialista dovrà ritrasferire l'archivio contabile all'azienda, operando in modo del tutto analogo a quanto descritto nei paragrafi precedenti.

04 - ALTRE MODALITA' DI TRASFERIMENTO

Per comodità espositiva, in questo tutorial, abbiamo detto che il trasferimento dell'archivio contabile può avvenire tramite email.
Ovviamente, il trasferimento può essere effettuato anche con altri strumenti, come ad esempio:

• pendrive;
  

• Dropbox;
  

• Wetransfer.