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GESTIONE STUDIO

 
 
 

La rilevazione delle attività svolte

PREMESSA

Nel tutorial precedente, abbiamo visto come pianificare le attività da svolgere.
In questo tutorial, vedremo come rilevare le attività svolte. L'operazione può essere eseguita scegliendo tra 3 modalità alternative:

  • Rapida;

  • Standard;

  • Analitica.

01 - LA RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA' SVOLTE IN MODALITA' RAPIDA

Se ti interessa monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, ma NON ti interessa misurare tempi e costi, puoi marcare le attività svolte con un click.
Ipotizziamo, a titolo di esempio, di aver appena ultimato la registrazione delle fatture e dei corrispettivi per il mese di gennaio 2013. Per marcare l'attività come svolta, è sufficiente
attivare il flag OK in corrispondenza dell'attività completata.

Attivando il flag OK, lo STATO DI AVANZAMENTO dell'attività assumerà il valore: ATTIVITA' CHIUSA.
Osserviamo che rilevando le attività svolte in modalità rapida, NON esistono posizioni intermedie. Detto altrimenti, un'attività può essere:

  • NON INIZIATA;

  • Oppure CHIUSA.

Non è possibile sapere se una determinata attività è in fase di lavorazione.

02 - LA RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA' SVOLTE IN MODALITA' STANDARD

La rilevazione delle attività svolte in modalità STANDARD, consente di:

  • Monitorare in modo preciso lo stato di avanzamento dei lavori;

  • Misurare tempi e costi.

Ipotizziamo, a titolo di esempio, di dover caricare la cantabilità IVA per il mese di gennaio 2013. Ipotizziamo altresì, di aver già provveduto a contattare il cliente, e che questi abbia provveduto a consegnare i documenti richiesti (fatture e corrispettivi).
Possiamo rilevare quanto accaduto,
cliccando sul pulsante di dettaglio in corrispondenza dell'attività in fase di esecuzione.

Verrà visualizzata la SCHEDA ANALITICA DELL'ATTIVITA' DI STUDIO.
Nella sezione RILEVAZIONE TEMPI E COSTI, potremo annotare:

  • I tempi occorsi per l'esecuzione delle fasi di lavorazione (in munuti);

  • Il costo medio orario.

 

Come puoi osservare dalla slide, per lo svolgimento dell'attività selezionata sono previste 4 fasi:

  • Contatto cliente;

  • Consegna documenti;

  • Caricamento registrazioni contabili;

  • Verifiche finali.

Poiché sono state effettuate 2 delle 4 fasi previste, chiudendo la scheda analitica, nel pannello verrà riportato l'avanzamento dell'attività in corso di svolgimento.

Ovviamente, quando l'attività verrà ultimata, occorrerà riaprire la scheda analitica e:

  • Completare la compilazione dei campi relativi alle fasi di lavorazione;

  • Attivare il flag OK ATTIVITA' CHIUSA.

 

03 - LA RILEVAZIONE DELLE ATTIVITA' SVOLTE IN MODALITA' ANALITICA

La rilevazione delle attività svolte in modalità ANALITICA, consente di:

  • Misurare tempi e costi in modo più preciso rispetto alla modalità standard;

  • Rilevare in modo analitico il lavoro svolto dai dipendenti e dai collaboratori dello studio professionale.

Anziché compilare direttamente i campi presenti della scheda analitica, per ciascuna fase, occorre cliccare sul corrispondente pulsante di dettaglio ed operare dalla SCHEDA DI DETTAGLIO DEL LAVORO SVOLTO.
Ipotizziamo, a titolo di esempio, di dover rilevare il lavoro svolto per la digitazione della contabilità IVA del mese di gennaio 2013.
Dopo aver aperto la scheda dell'attività, clicchiamo sul pulsante di dettaglio relativo alla fase di lavorazione appena ultimata.

 

Verrà visualizzata la SCHEDA DI DETTAGLIO DEL LAVORO SVOLTO. Qui, occorre specificare chi e quando ha lavorato.

 

Nell'esempio riportato, per l'azienda in linea, la contabilita IVA del mese di gennaio è stata caricata:

  • Da Mario Rossi, in data 05/02/13, dalle 11.00 alle 12.00;

  • Da Michele Verdi, sempre in data 05/02/13, dalle 15.00 alle 17.00.

04 - LA RILEVAZIONE DELLE ALTRE ATTIVITA'

In questo tutorial, abbiamo visto come rilevare l'attività principale dello studio commerciale: il caricamento della contabilità.
Per le altre tipologie di attività si procede in modo analogo. Ovviamente, ogni tipologia di attività ha una diversa articolazione in fasi. Ad esempio, le dichiarazioni fiscali hanno un'articolazione in fasi un pò più complessa:

  • Contatto cliente;

  • Consegna documenti;

  • Predisposizione modello;

  • Stampa e verifica modello;

  • Eventuale preparazione modelli F24;

  • Trasmissione telematica;

  • Scarico ed archiviazione ricevuta.

 
 
 
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