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La procedura PRIMA NOTA

 
 

La prima nota fornitori

PREMESSA

In questo tutorial, verrà fornita una spiegazione dettagliata sul funzionamento della maschera per la registrazione della PRIMA NOTA FORNITORI.
Detto altrimenti, verrà spiegato come utilizzare la procedura prevista per registrare:

  • I pagamenti delle fatture ricevute;

  • Gli incassi delle note di accredito ricevute;

  • Ogni altro accadimento aziendale che modifica il saldo contabile di un fornitore (arrotondamenti, abbuoni, soprravvenienze, storno di ritenute).

01 - LA REGISTRAZIONE DEL PAGAMENTO DI UNA FATTURA RICEVUTA
Nel 99% dei casi, la procedura PRIMA NOTA FORNITORI viene utilizzata per registrare i pagamenti delle fatture ricevute. Pertanto, vediamo come procedere operativamente per registrare il pagamento di una, o più fatture.
La maschera di registrazione, si compone di più sezioni. Tuttavia, le sezioni fondamentali sono 2:

  • DATI GENERALI;

  • DETTAGLIO CONTABILE.

 

Nella sezione DATI GENERALI, occorre inserire:

  • La DATA DI REGISTRAZIONE;

  • Il TIPO MOVIMENTO (Pagamento, Incasso);

  • Il CONTO PAGAMENTO, vale a dire il conto utilizzato per effettuare il pagamento (Cassa, oppure un conto bancario o postale);

  • Opzionalmente, è possibile inserire la modalità di pagamento (assegno bancario, assegno circolare, bonifico, etc.).

Nella sezione DETTAGLIO CONTABILE, occorre inserire gli estremi della fattura pagata, compilando:

  • Il campo TIPO. Questo campo può assumere 2 valori (F - Fornitore, S - Sottoconto). Poiché la procedura serve essenzialmente per movimentare i saldi dei fornitori, per impostazione predefinita, il campo verrà valorizzato con F - FORNITORE. Il campo deve essere valorizzato con S - SOTTOCONTO in casi particolari, che esamineremo più avanti;

  • Il campo FORNITORE. In questo campo, devi selezionare il codice del fornitore pagato. Se ricordi il codice del fornitore, puoi digitarlo direttamente, altrimenti potrai effettuare la ricerca dall'anagrafica fornitori, cliccando sul binocolo, o premendo F2;

  • Dopo aver selezionato il fornitore, il puntatore si posizionerà sul campo IMPORTO. ATTENZIONE: Non dovrai digitare alcunché, ma dovrai selezionare la fattura pagata, cliccando sul pulsante con il binocolo, o premendo F2. Verrà visualizzato l'elenco delle partite aperte del fornitore. Con un doppio click, o premendo F2, dovrai selezionare la partita pagata.

 

Così, la partita pagata verrà abbinata al rigo del dettaglio contabile, e quest'ultimo riporterà gli estremi della fattura.

 

02 - LA REGISTRAZIONE DI UN PAGAMENTO PARZIALE
Selezionando la partita aperta, la procedura provvede a saldare l'intero importo della scadenza.
Può capitare, però, che la scadenza venga pagata solo parzialmente. Nessun problema: dopo aver selezionato la partita da pagare, sarà sufficiente modificare il valore riportato nel campo IMPORTO, digitando l'importo effettivamente pagato.

 

03 - LA REGISTRAZIONE DEL PAGAMENTO DI PIU' FATTURE
Spesso capita che un unico movimento finanziario vengano pagate più fatture. Pensiamo, ad esempio, al pagamento delle RIBA.
In questo caso, dovrai compilare tanti righi del dettaglio contabile, quante sono le scadenze pagate.

 

Nell'esempio riportato, puoi osservare il pagamento di una RIBA per 4 scadenze.

04 - L'ADDEBITO DI COMMISSIONI BANCARIE
Quando viene addebitata una RIBA o un bonifico, solitamente, la banca addebita delle commissioni bancarie.
Per rilevarle in contabilità, puoi procedere in 2 modi:

  • Caricare una registrazione di contabilità generale;

  • Inserirle nella stessa registrazione con cui hai rilevato il pagamento delle fatture.


Se decidi di optare per la seconda opzione, nella registrazione di prima nota fornitori, devi:

  • Inserire un rigo aggiuntivo, selezionando S (Sottoconto) nel campo TIPO;

  • Selezionare il conto da movimentare (Commissioni bancarie);

  • Digitare direttamente l'importo delle commissioni (in questo caso, non vi è alcuna partita da selezionare).

 

Quello appena visto è il caso principale in cui nel campo TIPO, anziché accettare il valore proposto di default (F), dovrai selezionare (S).

05 - OSSERVAZIONI
Con il software Blustring, la gestione dei pagamenti è particolarmente rapida ed efficiente, poichè consente di risparmiare molto tempo sia in fase di digitazione, che in fase di controllo.
Grazie alla gestione delle partite aperte, potrai gestire le contabilità ordinarie molto più rapidamente che con qualunque altro programma.
Chi dice che la gestione delle partite serve alle aziende, ma non ai commercialisti, è una persona che non sa quello che dice, e che molto probabilmente, utilizza software obsoleti.

IN FASE DI DIGITAZIONE
In fase di digitazione, NON devi digitare alcuna descrizione, poiché a questo provvederà automaticamente il programma. Infatti, selezionando la scadenza pagata, il programma saprà attribuire automaticamente una descrizione appropriata, che verrà riportata nel libro giornale.

 

IN FASE DI CONTROLLO
In fase di controllo, per verificare la correttezza del lavoro svolto, non sarà nenessario stampare le schede contabili ed effettuare lunghe, e noiose, operazioni di spunta. Invece, sarà sufficiente eseguire la stampa del riepilogo delle partite aperte.
Così, eseguirai le tui verifiche in pochissimo tempo, e praticamente, senza margini di errore.

Video riassuntivo

ATTENZIONE: Il video è stato realizzato qualche anno fa, con una release ormai obsoleta, e pertanto, vi potrebbero essere delle differenze con l'interfaccia attuale del programma.
Tuttavia, abbiamo ritenuto utile pubblicarlo poiché la logica di funzionamento delle procedure illustrate è rimasta invariata.

 
 
 
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